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Conservazione delle fatture elettroniche in formato PA

domenica, ottobre 12th, 2014

Dopo l’invio delle prime fatture elettroniche in formato PA (per quanto ci riguarda effettuato tramite PEC, previa registrazione a Fisconline dell’Agenzia delle Entrate), la cui emissione è costata tantissime ore di approfondimento per coloro che, come il sottoscritto, non hanno voluto rivolgersi ad un intermediario a titolo oneroso (attualmente risolta, per gli avvocati, dalla “web app” utilizzabile all’indirizzo http://fpa.dirittopratico.it, curata dal collega Claudio De Stasio) – ancora in attesa del primo pagamento – sono stato invitato ad approfondire il tema della relativa conservazione, sempre nell’ottica di provare ad evitare un intermediario a titolo oneroso.

Chiarisco che gli sforzi per interpretare la regolamentazione tecnica e per reperire un programma gratuito per l’emissione delle fatture elettroniche in formato PA – a parte i costi dell’intermediario – è stato motivato dall’opportunità di monitorare il pagamento delle fatture, in ipotesi addebitando alla Pubblica Amministrazione gli interessi ex del D.Lgs. 9-10-2002 n. 231, nonché dall’eventuale convenienza di pretendere la certificazione dei crediti portati dalle fatture elettroniche, sia per un’eventuale anticipazione bancaria, sia per un’eventuale compensazione con debiti fiscali, tutte attività che, in caso di mancata autonomia gestionale, ci avrebbero costretto ad un continuo interfacciamento con l’intermediario.

La materia della conservazione – per italianissima chiarezza normativa – è disciplinata dalle seguenti fonti:

  • Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione Del. 19-2-2004 n. 11/2004 [Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004)], ancora in vigore ex comma 4° dell’art. 14, D.P.C.M. 3 dicembre 2013;

  • D.Lgs. 7-3-2005 n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale);

  • Ministero dell’economia e delle finanze D.M. 3-4-2013 n. 55 (Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244);

  • D.P.C.M. 3-12-2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005);

  • Ministero dell’economia e delle finanze D.M. 17-6-2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005), che ha abrogato il DMEF 23 gennaio 2004.

Sul punto sono giunto alle seguenti conclusioni:

  1. la conservazione (sostitutiva) è adempimento diverso dall’archiviazione (elettronica), così come il documento archiviato è oggetto diverso dal documento conservato, cosicchè potremo limitarci ad archiviare le nostre fatture elettroniche nel nostro hard disk, meglio se insieme ai messaggi PEC di invio, ricezione, consegna, esito – in forma leggibile, non modificabile e stampabile – e trasmettere tali documenti al nostro commercialista, che curerà la conservazione secondo le direttive dell’Agenzia delle Entrate – al pari delle fatture cartacee – anche nel senso che, se un professionista non si avvale del commercialista per la conservazione delle fatture, dovrà provvedere autonomamente.

  2. E’ stato abrogato il termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche ed il relativo processo è stato allineato a quello di libri e registri contabili, cosicchè dovrà essere completato entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale (art. 3 del D.M. 17-6-2014).

  3. Sempre nell’ottica di un’opportuna semplificazione l’art. 6 dell’ultimo DMEF ora detto stabilisce anche che il pagamento dell’imposta di bollo debba avvenire in un’unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio e, quindi, che non debbano più effettuarsi le comunicazioni preventive e consuntive finora richieste.

  4. Nella stessa gradita ottica, dall’art. 5 del DMEF detto emerge chiaramente che l’invio dell’impronta dell’archivio all’Agenzia delle Entrate non è più contemplato per i documenti conservati successivamente al 26 giugno 2014;

  5. Si auspica che i nostri commercialisti non pretendano niente per i nuovi adempimenti relativi alla conservazione delle poche fatture elettroniche emesse da un avvocato medio nel corso dell’anno e, comunque, il processo di conservazione affidato a terzi è del tutto indipendente dalla possibilità di monitoraggio e di eventuale certificazione.

Avv. Michele Costa